Gdzie i jak kody EAN przydają się w praktyce?
Kody EAN są fundamentem całej struktury danych produktowych w handlu. Dlaczego? Każdy kod EAN jest unikalny, dzięki czemu pozwala jednoznacznie rozpoznawać towar zarówno na półce sklepowej, na marketplace, w bazie danych – niezależnie od miejsca sprzedaży, kraju czy kanału dystrybucji. W praktyce kody EAN są wykorzystywane na każdym etapie łańcucha dostaw: od produkcji i magazynowania, przez logistykę i sprzedaż detaliczną, aż po e-commerce. Umożliwiają szybkie skanowanie produktów przy kasie, automatyczne aktualizowanie stanów magazynowych, integrację między systemami, a także sprawną obsługę sprzedaży. Dzięki swojej uniwersalności i globalnemu zasięgowi, kody EAN stały się międzynarodowym standardem, który łączy świat fizycznego handlu z cyfrowym obiegiem informacji o produktach.
W jaki sposób kody EAN pomagają usprawnić procesy w firmie sprzedażowej?
1. Wymagania marketplace i poprawność listingu
- Platformy wymagają kodu EAN do utworzenia oferty.
- Systemy automatyczne sprawdzają kod EAN na zgodność ze standardem GS1.
- Jeśli EAN jest niewłaściwy — oferta może zostać odrzucona.
2. Automatyzacja procesów oraz integracje systemów
Gdy masz w ofercie wiele produktów, nietrudno o błędy np. wystawienie faktury z niewłaściwym towarem lub omyłkową wysyłkę produktu innego niż zamawiany. Pracując na wielu systemach, dane bazowe powinny się gładko przenikać. Integrując e-sklep → system ERP → system PIM → marketplace → systemy logistyczne, trzeba pamiętać, aby informacje o produktach były prawidłowe. Tutaj kod EAN:
- pełni rolę klucza identyfikacyjnego integracji między systemami (np. mapowanie w feedach produktowych),
- pozwala uniknąć błędów związanych z ręcznym wpisywaniem – jeśli kod EAN jest już poprawnie zmapowany z produktem, system może automatycznie dobrać opis, zdjęcia, atrybuty.
- wymusza synchronizację i porządek w danych produktowych — jeśli kod jest niepoprawny, przepływ danych jest utrudniony.
3. Logistyka, przyjęcia magazynowe, kompletowanie zamówień
Choć to obszar bardziej “za kulisami”, to dla obsługi magazynu i sprzedaży jest to super istotne, aby produkty były oznakowane kodami oraz miały swoje odzwierciedlenie w systemie IT. To pozwala uniknąć błędów przy pracy z produktem fizycznym, ale też wirtualnym – niezależnie od tego, czy firma korzysta z magazynu własnego czy zewnętrznego (FBA). Poprawny kod EAN to:
- szybsze skanowanie przy przyjęciu towaru,
- mniej błędów przy kompletacji zamówień,
- mniej problemów przy zwrotach i reklamacjach.
4. Weryfikacja sprzedawców i ochrona marki
Marketplace’y coraz częściej wymagają, by właściciel marki lub producent potwierdzał wiarygodność swoich produktów. Merchant, który próbuje sprzedawać nieautoryzowane produkty lub używać cudzych kodów EAN, najczęściej traci w sporze. Aby uwiarygodnić swoją markę warto zarejestrować się w programie Brand Registry, a także zadbać o formalną ochronę znaku towarowego. Wiarygodność swojej marki można też wzmocnić, powołując się na informacje widoczne w Globalnym Rejestrze GS1 (eProdukty), gdzie kod EAN posiada informacje o przypisanym produkcie oraz producencie/właścicielu marki.
- Globalny Rejestr GS1 pomaga wykazać powiązanie kodu EAN (numeru GTIN) z producentem / właścicielem marki,
- Zmniejsza ryzyko, że oferta zostanie zablokowana jako podejrzana lub naruszająca prawa do marki.
5. Analizy, raporty sprzedażowe i porównywarki cen
Duże podmioty takie jak marketplace’y, sieci handlowe, agencje badania rynku itd. często korzystają z numerów GTIN (kodów EAN) w swoich narzędziach analitycznych. Kody pomagają im:
- Analizować trendy w sprzedaży i przygotowywać statystyki wielu produktów,
- Porównywać oferty konkurencji, grupować produkty za pomocą EAN,
- Integrować się z systemami zewnętrznymi (porównywarki, agregatory oferty) — tu kod EAN działa jak “link” między różnymi systemami.
Jak e-sprzedawcy mogą wykorzystać dane z Globalnej Bazy GS1 – eProdukty?
Organizacja GS1, jako jedyny globalny dostawca kodów EAN, gromadzi i udostępnia dane o milionach produktów i ich producentach. Każda firma może skorzystać z tego źródła poprzez platformę eProdukty.
kod EAN ⇄ produkt ⇄ producent
Platforma eProdukty umożliwia:
- weryfikację poprawności kodów EAN / GTIN (czy dany numer jest prawidłowy i zarejestrowany w bazie GS1)
- dostęp do danych produktowych — nazwa, marka, kategoria, dane producenta itd.
- integrację poprzez API, by w czasie rzeczywistym synchronizować dane w systemach IT
Jak skorzystać?
- Zarejestruj się na eProdukty.gs1.pl
- Przygotuj plik excelowy xlsx z listą numerów GTIN (kodów EAN), które chcesz sprawdzić, i prześlij plik w zakładce „Zweryfikuj dane”.
- Pobierz raport końcowy z weryfikacji.
- Porównaj dane z raportu z danymi w swoim systemie – popraw błędy, usuń duplikaty, uzupełnij braki w swojej bazie danych.
- Wykorzystaj dane z bazy eProdukty w feedach do marketplace’ów – zestaw danych EAN + produkt + marka były spójne i prawdziwe
Artykuł powstał we współpracy z GS1 Polska.
